AVI 2026/17 — Kurzarbeitsentschädigung: Taschenkalender als Arbeitszeiterfassung genügt nicht

Rechtsgebiet: Arbeitslosenversicherung (Kurzarbeitsentschädigung) · Vorinstanz: Kantonale Arbeitslosenkasse St. Gallen · Besetzung: Versicherungsgericht SG, Abteilung I, Präsidentin Marie Löhrer, Versicherungsrichterin Michaela Machleidt Lehmann, Versicherungsrichter Michael Rutz; Gerichtsschreiberin Felicia Sterren · Verfahrensergebnis: Beschwerde abgewiesen

Executive Summary

• Kernpunkt: Ein Arbeitgeber, der die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden in Taschenkalendern nur summenmässig (ohne Beginn-, End- und Pausenzeiten) und nicht echtzeitlich nachprüfbar erfasst, erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine rechtsgenügliche Arbeitszeitkontrolle im Sinne von Art. 31 Abs. 3 lit. a AVIG und Art. 46b AVIV nicht.
• Entscheidung: Das Versicherungsgericht des Kantons St. Gallen weist die Beschwerde einer GmbH gegen den Einspracheentscheid der Kantonalen Arbeitslosenkasse St. Gallen ab, mit dem der Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung für November 2025 (Fr. 6'786.85) verweigert wurde.
• Bedeutung: Der Entscheid bestätigt die strenge, vom Bundesgericht in BGE 150 V 249 aufgestellte Rechtsprechung zur täglich fortlaufenden, echtzeitlichen Arbeitszeiterfassung. Er verdeutlicht, dass die Anforderungen nicht überspitzt formalistisch sind, sondern der Vermeidung unrechtmässiger Bezüge dienen, und dass die Akzeptanz von Unterlagen durch SVA-Kontrolleure keinen Vertrauensschutz für das Verfahren der Arbeitslosenversicherung begründet.

Sachverhalt

Die Beschwerdeführerin, eine GmbH, meldete am 19. September 2025 vorläufig Kurzarbeit für zwei Mitarbeiter der Betriebsabteilung B.___ GmbH für die Monate Oktober bis Dezember 2025 an. Als Grund gab sie einen erheblichen Umsatzrückgang infolge der US-Zollpolitik an. Das Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA) erhob mit Verfügung vom 10. Oktober 2025 keinen Einspruch gegen die Auszahlung von Kurzarbeitsentschädigung, freilich unter dem Vorbehalt, dass die übrigen Anspruchsvoraussetzungen erfüllt seien.

Im Rahmen der Anspruchsprüfung verlangte die Kantonale Arbeitslosenkasse St. Gallen (nachfolgend: Kasse) weitere Unterlagen. Die Beschwerdeführerin reichte Kopien von Taschenkalendern (sogenannten «Kalenderbüchli») der beiden betroffenen Mitarbeiter für die Monate Januar bis Dezember 2025 ein. Sie führte aus, dass jeder Mitarbeiter täglich seine Arbeitsstunden eintrage und etwa alle drei Monate Überzeit, Minusstunden und Ferienguthaben ausgerechnet und mit den Mitarbeitern besprochen würden. Die Sozialversicherungsanstalt St. Gallen (SVA) akzeptiere diese Arbeitsnachweise.

Mit Verfügungen vom 13. Januar 2026 und — nach Einsprache — vom 5. Februar 2026 wies die Kasse den Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung für die Abrechnungsperiode November 2025 ab. Sie begründete dies damit, dass aus den Taschenkalendern nicht ersichtlich sei, wann die Arbeitnehmenden die Arbeit begonnen, Pausen gemacht und beendet hätten. Die Einträge seien teilweise abgeändert worden (Streichungen, Korrekturen), ohne dass diese datiert oder visiert worden seien. Die Einträge «Kurzarbeit» im November 2025 deuteten darauf hin, dass die Erfassung nicht täglich fortlaufend erfolgt sei. Eine rechtsgenügliche Arbeitszeiterfassung liege damit nicht vor.

Gegen den Einspracheentscheid erhob die Beschwerdeführerin Beschwerde ans Versicherungsgericht. Sie machte geltend, die Kasse lehne den Anspruch in überspitztem Formalismus ab, der Arbeitsausfall sei anhand der Kalenderbücher nachvollziehbar, und sie könne sich auf Vertrauensschutz berufen, weil die SVA-Kontrolleure die Taschenkalender akzeptiert hätten.

Erwägungen

Rechtliche Grundlagen

Das Gericht stellte zunächst die massgeblichen Bestimmungen dar. Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung besteht nach Art. 31 Abs. 1 AVIG, wenn die dort genannten Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind. Keinen Anspruch haben Arbeitnehmende, deren Arbeitsausfall nicht bestimmbar oder deren Arbeitszeit nicht ausreichend kontrollierbar ist:

Art. 31 Abs. 3 lit. a AVIG (SR 837.0)«Keinen Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung haben: a. Arbeitnehmer, deren Arbeitsausfall nicht bestimmbar oder deren Arbeitszeit nicht ausreichend kontrollierbar ist;»

Die genügende Kontrollierbarkeit des Arbeitsausfalls setzt eine betriebliche Arbeitszeitkontrolle voraus, geregelt in der Durchführungsverordnung:

Art. 46b AVIV (SR 837.02)«1 Die genügende Kontrollierbarkeit des Arbeitsausfalles setzt eine betriebliche Arbeitszeitkontrolle voraus. 2 Der Arbeitgeber hat die Unterlagen über die Arbeitszeitkontrolle während fünf Jahren aufzubewahren.»

Die Beweislast für die Kontrollierbarkeit obliegt dem Arbeitgeber (vgl. BGE 150 V 249, E. 3.1.1; Urteil 8C_276/2019 vom 23. August 2019, E. 3.1).

Anforderungen an eine rechtsgenügliche Arbeitszeiterfassung

Das Gericht legte dar, dass der rechtsgenüglichen betrieblichen Arbeitszeitkontrolle nach der Rechtsprechung ausschliesslich mit einer täglich fortlaufenden, zeitgleichen (echtzeitlichen) Arbeitszeiterfassung Genüge getan wird. Die gearbeiteten Stunden können auch von Hand erfasst werden; ein elektronisches System ist nicht zwingend. Wesentlich ist jedoch, dass die Dokumentierung ausreichend detailliert ist und die tägliche Datenerfassung in Echtzeit erfolgt. Die Einträge dürfen nachträglich nicht beliebig abgeändert werden können, ohne dass dies vermerkt wird (vgl. BGE 150 V 249, E. 5.1.2; 8C_681/2021 vom 23. Februar 2022, E. 3.3; 8C_789/2023 vom 8. Januar 2025, E. 6.2.2).

Entscheidend ist die jederzeitige Kontrollierbarkeit: Eine Fachperson aus dem Durchführungsbereich der Arbeitslosenversicherung muss sich anhand der verfügbaren Unterlagen zu einem beliebigen Zeitpunkt ein hinlänglich klares Bild über die genauen Arbeitszeiten jedes Arbeitnehmenden und den wirtschaftlich bedingten Arbeitsausfall machen können. Von den Anforderungen des Art. 46b AVIV darf nur dann abgewichen werden, wenn deren Anwendung im Einzelfall überspitzt formalistisch erscheint (vgl. Urteil C 260/00 vom 22. August 2001, E. 2a).

Sachverhaltsfeststellung: Taschenkalender als Zeiterfassung

Das Gericht untersuchte die eingereichten Taschenkalender im Detail und kam zu folgenden Feststellungen:

Die Eintragungen beschränkten sich auf die Angabe der Summe der geleisteten Arbeitsstunden (meist «8.5»). Beginn-, End- und Pausenzeiten waren nicht vermerkt. Bei einem Mitarbeiter wurden die bereits erfassten Stunden für zwei Wochen ab 20. Januar 2025 en bloc durchgestrichen und durch andere Stundenzahlen ersetzt. Im November 2025 wurde zweimal «Kurzarbeit» eingetragen und mit «5x» versehen, was darauf hindeutet, dass die Einträge zumindest teilweise im Voraus oder nachträglich erfolgten. Beim zweiten Mitarbeiter wurde an einzelnen Tagen ursprünglich «frei» eingetragen, dann gestrichen und durch Stundenzahlen ersetzt. Im November war viermal «Kurzarbeit» vermerkt.

Das Gericht hielt fest, dass nicht ausgeschlossen werden kann, dass die Erfassung teilweise nachträglich erfolgte, und dass insgesamt nicht überprüfbar ist, inwiefern die geleisteten Stunden echtzeitlich eingetragen wurden. Eine täglich fortlaufende, echtzeitliche Arbeitszeiterfassung, die den hohen beweismässigen Anforderungen der Rechtsprechung genügen würde, liegt folglich nicht vor.

Rüge des überspitzten Formalismus (Art. 29 Abs. 1 BV)

Die Beschwerdeführerin rügte, die Verweigerung der Kurzarbeitsentschädigung sei überspitzt formalistisch und verletze Art. 29 Abs. 1 BV:

Art. 29 Abs. 1 BV (SR 101)Kommentierung auf glossagens.ch

«Jede Person hat in Verfahren vor Gerichts- und Verwaltungsinstanzen Anspruch auf gleiche und gerechte Behandlung sowie auf Beurteilung innert angemessener Frist.»

Das Gericht definierte überspitzten Formalismus in Übereinstimmung mit der bundesgerichtlichen Rechtsprechung (BGE 142 V 152 E. 4.2; BGE 149 III 12 E. 3.3.1): Er liegt vor, wenn die strikte Anwendung der Formvorschriften durch keine schutzwürdigen Interessen gerechtfertigt ist, zum blossen Selbstzweck wird und die Verwirklichung des materiellen Rechts in unhaltbarer Weise erschwert oder verhindert. Diese Definition entspricht der dogmatischen Grundlage, wie sie im Glossagens-Kommentar zu Art. 29 BV, Abschnitt D dargelegt wird.

Das Gericht verneinte überspitzten Formalismus: Das Gesetz selbst sehe vor, dass kein Anspruch besteht, wenn die Arbeitszeit nicht ausreichend kontrollierbar ist (Art. 31 Abs. 3 lit. a AVIG). Dem Interesse der Bezüger stehe das Interesse der Allgemeinheit gegenüber, dass Leistungen nur ausbezahlt werden, wenn ein objektiv nachprüfbarer Anspruch besteht. Die beweismässigen Anforderungen liessen sich durch einfache Massnahmen wie ein elektronisches Zeiterfassungssystem oder Zeiterfassungskarten erfüllen, die im heutigen Arbeitsalltab weit verbreitet seien. Die hohe Hürde diene der Vermeidung von unrechtmässigen Bezügen und sei kein blosser Selbstzweck.

Beweismass und Beweislast

Die Beschwerdeführerin machte geltend, der Arbeitsausfall gehe mit überwiegender Wahrscheinlichkeit aus den Unterlagen hervor. Das Gericht stellte fest, dass für das Beweismass der überwiegenden Wahrscheinlichkeit die blosse Möglichkeit eines bestimmten Sachverhalts nicht genügt (vgl. 8C_174/2025 vom 27. November 2025, E. 2.4.1; 9C_85/2024 vom 29. Mai 2024, E. 6.1 f.). Die Angaben in den Taschenkalendern, die auf Vertrauen beruhten und nicht echtzeitlich überprüfbar seien, erreichten nicht die Beweiskraft einer überwiegenden Wahrscheinlichkeit. Es liege nicht an der Behörde, die Unrichtigkeit der Zeiterfassung zu beweisen — dies würde eine Umkehr der Beweislast bedeuten. Vielmehr müsse der Arbeitgeber den Arbeitsausfall beweisen (vgl. BGE 150 V 249, E. 3.1.1; BGE 144 V 427 E. 3.2).

Vertrauensschutz (Art. 9 BV)

Die Beschwerdeführerin berief sich auf Treu und Glauben: Die SVA-Kontrolleure hätten die Taschenkalender als Arbeitsnachweise akzeptiert, weshalb sie darauf vertraut habe, dass die Unterlagen genügten. Das Gericht prüfte die Voraussetzungen des Vertrauensschutzes nach Art. 9 BV und verneinte diese. Es stellte auf die bundesgerichtliche Dogmatik ab, wonach Vertrauensschutz fünf Voraussetzungen kumulativ voraussetzt (BGE 143 V 341 E. 5.2.1) — wie auch im Glossagens-Kommentar zu Art. 9 BV, Abschnitt II.B dargelegt.

Zentral war die fehlende Zuständigkeit: Es war nicht Aufgabe der SVA-Kontrolleure, Auskunft darüber zu erteilen, ob die Arbeitszeiterfassung für die Geltendmachung von Kurzarbeitsentschädigung genüge. Die Beschwerdeführerin machte selbst nicht geltend, dass die SVA-Kontrolleure eine entsprechende Zusicherung abgegeben hätten. Für die Bestimmung der Sozialversicherungsbeiträge gelten andere Voraussetzungen als für die Bewilligung von Kurzarbeitsentschädigung. Aus der Akzeptanz der Taschenkalender durch die SVA-Kontrolleure könne daher kein Vertrauensschutz bezüglich des Anspruchs auf Kurzarbeitsentschädigung konstruiert werden.

Einordnung in die Rechtsprechung

Bestätigung der Leitentscheidung BGE 150 V 249

Der vorliegende Entscheid steht in direkter Linie zur Leitentscheidung BGE 150 V 249 vom 7. März 2024, dem wichtigsten und am meisten zitierten Entscheid zur Arbeitszeitkontrolle im Kurzarbeitsentschädigungsverfahren (73 Zitationen). Das Bundesgericht stellte dort fest, dass sich die Rechtmässigkeit der bezogenen Leistungen regelmässig einzig anhand detaillierter betrieblicher Unterlagen und eines hinreichenden Zeiterfassungssystems im Sinne der täglich fortlaufenden Aufzeichnung feststellen lässt (E. 5.1.2). Das Versicherungsgericht SG übernahm diese Grundsätze wörtlich und wandte sie auf den konkreten Fall an. Es bestätigte damit die vom Bundesgericht postulierte hohe beweismässige Hürde, wonach die Echtzeitlichkeit der Erfassung nachprüfbar sein muss und nachträglich erstellte oder nicht nachvollziehbar abgeänderte Unterlagen nicht genügen.

Übereinstimmung mit der jüngeren BGer-Rechtsprechung

Der Entscheid ist auch mit den weiteren vom Gericht zitierten Bundesgerichtsentscheiden vereinbar. In 8C_681/2021 vom 23. Februar 2022 (E. 3.3) und 8C_789/2023 vom 8. Januar 2025 (E. 6.2.2) befasste sich das Bundesgericht ebenfalls mit den Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung im Kurzarbeitskontext und bestätigte die Notwendigkeit der täglich fortlaufenden, echtzeitlichen Erfassung. Auch das Bundesverwaltungsgericht hatte sich mehrfach mit ungenügenden Arbeitszeitkontrollen zu befassen (vgl. B-3364/2011, B-325/2013, B-7898/2007) und verneinte jeweils den Anspruch, wenn die Zeiterfassung den strengen Anforderungen nicht genügte.

Am bger-update.ch ist der BGer-Entscheid 8C_18/2024 vom 9. Juli 2024 dokumentiert, in dem das Bundesgericht eine Rückforderung von Kurzarbeitsentschädigung bestätigte, weil die Arbeitsausfälle nicht ausreichend kontrollierbar waren und die Arbeitszeitkontrollen nicht ordnungsgemäss durchgeführt worden waren. Auch dort wies das Bundesgericht das Vertrauensschutzargument zurück, da die Bewilligung der Kurzarbeit vorübergehenden Charakter habe und nicht als endgültige Zusage der Ansprüche verstanden werden könne — eine Aussage, die der vorliegenden SG-Entscheidung in ihrer Ablehnung des Vertrauensschutzarguments verwandt ist, wenn auch mit anderer Begründung (hier: fehlende Zuständigkeit der SVA-Kontrolleure).

Kontinuität der eigenen Rechtsprechung des Versicherungsgerichts SG

Das Versicherungsgericht des Kantons St. Gallen hat sich bereits in AVI 2009/10 vom 20. November 2009 mit der fehlenden betrieblichen Zeiterfassung befasst und damals ebenfalls verneint, dass der Arbeitgeber sich auf guten Glauben berufen kann, wenn er die Anforderungen in der Informationsbroschüre zur Kurzarbeitsentschädigung hätte erkennen müssen. Der vorliegende Entscheid erweitert diese Linie um die Konstellation, dass eine zwar vorhandene, aber qualitativ ungenügende Zeiterfassung (Taschenkalender mit blossen Stundensummen) vorliegt — ein Fall, der dogmatisch zwischen der völligen Abwesenheit einer Zeiterfassung (AVI 2009/10) und einer elektronischen, echtzeitlichen Erfassung steht.

Abgrenzung zum überspitzten Formalismus

Die Argumentation des Gerichts zur Rüge des überspitzten Formalismus (E. 4.4) bestätigt die im Glossagens-Kommentar zu Art. 29 BV dargelegte Dogmatik: Überspitzter Formalismus setzt voraus, dass die Formstrenge durch keine schutzwürdigen Interessen gerechtfertigt ist und zum Selbstzweck wird. Das Gericht bejahte hier jedoch ein schutzwürdiges Interesse der Allgemeinheit an der Objektivierbarkeit der Anspruchsvoraussetzungen und wies darauf hin, dass die Anforderungen durch einfache, weit verbreitete Massnahmen erfüllbar seien. Damit grenzte es den Fall von den klassischen Fällen überspitzten Formalismus ab, in denen Formvorschriften den Rechtswang tatsächlich versperren (wie etwa in BGE 142 I 10 E. 2.4, wo das Fehlen einer handschriftlichen Unterschrift ein Nachfrist verlangte). Hier ging es nicht um die Versagung des Rechtswegs, sondern um eine materielle Anspruchsvoraussetzung, deren Erfüllung dem Arbeitgeber zumutbar war.

Vertrauensschutz: Bestätigung der strengen Zuständigkeitsanforderung

Die Ablehnung des Vertrauensschutzarguments bestätigt die im Glossagens-Kommentar zu Art. 9 BV dargestellte Rechtsprechung, wonach die Zuständigkeit der auskunftserteilenden Behörde eine zwingende Voraussetzung für den Vertrauensschutz ist (N 19, BGE 143 V 341 E. 5.2.1). Das Gericht präzisierte diese Anforderung für den Bereich der Arbeitslosenversicherung: SVA-Kontrolleure prüfen Sozialversicherungsbeiträge, nicht aber Anspruchsvoraussetzungen für Kurzarbeitsentschädigung. Die differente Beurteilung desselben Arbeitsnachweises durch verschiedene Durchführungsorgane ist somit systemimmanent und begründet keinen Vertrauensschutz. Diese Klarstellung ist praxisrelevant, da Arbeitgeber häufig davon ausgehen, dass eine von der SVA akzeptierte Zeiterfassung auch für andere Sozialversicherungszweige genügt.

Fazit

Der Entscheid des Versicherungsgerichts des Kantons St. Gallen bestätigt die konstante und strenge Rechtsprechung des Bundesgerichts zur Arbeitszeitkontrolle im Kurzarbeitsentschädigungsverfahren. Er zeigt auf, dass die handschriftliche Erfassung von blossen Stundensummen in Taschenkalendern — ohne Angaben zu Arbeitsbeginn, -ende und Pausen, ohne Nachprüfbarkeit der Echtzeitlichkeit und mit undatierten Korrekturen — den gesetzlichen und rechtsprechungsrechtlichen Anforderungen nicht genügt. Die Rügen des überspitzten Formalismus und des Vertrauensschutzes greifen nicht durch, da die Formstrenge sachlich gerechtfertigt ist und die SVA-Kontrolleure für die Beurteilung der Anspruchsvoraussetzungen der Arbeitslosenversicherung nicht zuständig sind.

Der Entscheid ist für Kleinunternehmen mit einfacher Arbeitsorganisation von besonderer praktischer Bedeutung: Er macht deutlich, dass auch bei vertrauensbasierter Arbeitsführung und geringer Mitarbeiterzahl eine strukturierte, echtzeitliche und detaillierte Zeiterfassung erforderlich ist, um Kurzarbeitsentschädigung geltend machen zu können. Elektronische Zeiterfassungssysteme, die heute低成本 und einfach verfügbar sind, bieten hier eine praktikable Lösung.

Ein Weiterzug ans Bundesgericht ist im Sozialversicherungsrecht nach Art. 73 BGG grundsätzlich möglich. In der OpenCaseLaw-Datenbank ist bisher kein entsprechendes Verfahren verzeichnet.